Apesar do acelerado crescimento de Analytics e Business Intelligence (ABI), algumas iniciativas não atingem ao sucesso desejado. Várias causas interligadas explicam dificuldades, tais como: expectativas não realistas, gestão ineficaz de mudanças, dados não qualificados, metodologias de projetos inadequadas, dificuldade de sincronização entre áreas de negócios e de tecnologia, entre outras.
O uso efetivo de ABI ajuda organizações a evoluir de maneira inteligente e mais sustentável. Contudo, é necessário prestar a atenção nas formas de implementação e não contar com “soluções mágicas”. Lembrando sempre que não se trata de uma questão somente tecnológica, muito pelo contrário.
Cada projeto é feito para a realidade específica do negócio, então, um nunca será exatamente igual ao outro.
Questões importantes para implantação de ABI:
(a) ter um planejamento e critérios de governança para os projetos;
(b) equilibrar controle adequado com a devida liberdade de acesso e geração de informações;
(c) ter dados qualificados e qualificáveis;
(d) incentivar o alinhamento dos conceitos e práticas de cultura analítica;
(e) utilizar metodologias e tecnologias adequadas; e
(f) atuar com equipes competentes, comprometidas, multidisciplinares e com boa comunicação.
A seguir 9 dicas para aumentar as chance de sucesso:
1 - Atenção ao planejamento
Em muitos casos, não existe uma equipe focada na gestão das mudanças que ocorrem durante o desenvolvimento dos projetos de ABI. Alinhar as diretrizes dos projetos de Analytics e BI aos objetivos da Organização é essencial. A governança é indispensável, assim como a adoção de iniciativas que insiram as diversas ações para um aculturamento analítico e transformação digital positiva.
2 - Evoluir o conceito e papel dos “usuários finais”
É fundamental que os usuários finais de um projeto de ABI sejam incluídos e envolvidos no processo desde o início. O ideal é que usuários tenham a oportunidade de participar ativamente e testar as aplicações em diferentes estágios, para que eles possam dar contínuo feedback e atingir aos objetivos. Interessante até repensar a denominação de “usuários finais” e substituí-la, por exemplo, por “analistas de negócios”.
3 - Dados corretos e completos
Por mais que as equipes sejam cuidadosas, na hora transportar dados para as aplicações de ABI, podem existir situações de não conformidade. Detectar dados incorretos e qualificá-los são parte do sucesso de projetos de BI. Nas fases iniciais, a detecção de erros é por vezes considerada um problema, quando, na verdade, é parte fundamental e pré-requisito para bons resultados. O diagnóstico permite descobertas e os ajustes necessários.
4 - Critérios de desempenho claros
Supondo que foi sugerida a implantação de um sistema de reporting de informações para o negócio. O próximo passo deveria ser a definição dos indicadores-chave do desempenho (KPIs). Entretanto, ao invés do detalhamento de quais são os KPIs necessários, algumas empresas usam como referência o que já era anteriormente feito em planilhas (por exemplo). Pode haver insatisfação pela não compreensão e visualização geral dos resultados.
5 - Utilização adequada de planilhas
Planilhas são interessantes e cheias de recursos. No entanto devem deve ser utilizadas como recurso complementar nas soluções de ABI corporativas. Administrar corretamente os seus usos parte da governança dos projetos, o que inclui definições e limitações do uso de planilhas como apoio individual ou setorial.
6 - Agilidade na apresentação de resultados
Em algumas situações, as equipes trabalham com longos prazos para a apresentação e desenvolvimento de projetos de ABI. Se os prazos são demasiados é bem provável que os resultados se desviem das ideias iniciais e sejam grandes as chances de abandono do projeto. É fortemente indicado que os projetos sejam modulares e que resultados concretos sejam apresentados em prazos curtos, de poucas semanas. Em ABI cada passo promove novas perspectivas e realinhamentos.
7 - Orçamento realista
O custo de um projeto de BI pode variar bastante. Importante ter consciência das reais necessidades que o projeto deve atender, ou seja, quais os objetivos e quais os resultados esperados. A principal preocupação deve ser focar nas funcionalidades e, a partir desta visão poder decidir sobre um orçamento viável, que garanta a execução do projeto e justifique o investimento. Observar aqui que os retornos são de natureza quantitativa (mais fáceis de mensurar) e qualitativa (mais difíceis de mensurar).
8 - Documentação correta no ambiente dos projetos
É comum que projetos mais abrangentes de ABI revelem que a documentação básica está incorreta, desatualizada ou simplesmente não existe. Deve ficar claro qual o objetivo de cada projeto, os critérios de avaliação de seus resultados e as informações técnicas fundamentais. Pela dinamicidade do ambiente é quase impossível uma documentação 100% detalhada mas, certamente, há recursos para produzir informações que permitam uma coordenação e controle adequados.
9 - Conformidade com a legislação e as regras de privacidade
A regulamentação do uso da tecnologia é algo que está em construção e tende a mudar rapidamente. Além disso, as regras de privacidade digital estão se tornando cada vez mais rigorosas. As equipes de projeto precisam estar cientes das regras vigentes, para evitar atrasos ou prejuízos futuros.
Considere, entre muitos outros, os 9 tópicos acima. Cada projeto de ABI é único e tem que lidar com realidades e problemas diferentes. Além disso o ambiente está em constante mudança – exigindo adaptabilidade, flexibilidade e ajustes contínuos. Uma boa forma de ter maiores chances de sucesso é aprender com os erros e acertos e continuar aperfeiçoando metodologias e tecnologias – sempre com foco nos objetivos.